Tahap 4: Collect

Pengantar

Fase ini mengumpulkan atau mengumpulkan semua informasi yang diperlukan (data dan metadata), dengan menggunakan mode pengumpulan yang berbeda (termasuk ekstraksi dari register dan basis data statistik, administratif, dan nonstatistik lainnya), dan memasukkannya ke dalam lingkungan yang sesuai untuk diproses lebih lanjut.
Meskipun dapat mencakup validasi format kumpulan data, namun tidak mencakup transformasi data itu sendiri, karena semua ini dilakukan dalam fase “Proses”.
Untuk output statistik yang dihasilkan secara teratur, fase ini terjadi di setiap iterasi.
Fase “Mengumpulkan” dibagi menjadi empat sub-proses, yang umumnya berurutan, dari kiri ke kanan, tetapi dapat juga terjadi secara paralel, dan dapat berulang.

4.1. Membuat kerangka sampel dan memilih sampel

Sub-proses ini menetapkan kerangka dan memilih sampel untuk iterasi pengumpulan ini, seperti yang ditentukan dalam sub-proses 2.4 (Desain kerangka dan sampel).
Hal ini juga mencakup koordinasi sampel antara contoh-contoh dari proses bisnis statistik yang sama (misalnya untuk mengelola tumpang tindih atau rotasi), dan antara proses-proses yang berbeda yang menggunakan kerangka atau daftar yang sama (misalnya untuk mengelola tumpang tindih atau untuk menyebarkan beban respons).
Jaminan kualitas dan persetujuan kerangka kerja dan sampel yang dipilih juga dilakukan dalam sub-proses ini, meskipun pemeliharaan register yang mendasari, yang darinya kerangka kerja untuk beberapa proses bisnis statistik diambil, diperlakukan sebagai proses bisnis yang terpisah.
Aspek pengambilan sampel dari sub-proses ini biasanya tidak relevan untuk proses yang sepenuhnya didasarkan pada penggunaan sumber yang sudah ada sebelumnya (misalnya sumber administratif) karena proses semacam itu biasanya membuat kerangka dari data yang tersedia dan kemudian mengikuti pendekatan sensus.

4.1 Menyiapkan kerangka sampel dan pemilihan sampel

Menyiapkan kerangka sampel
Melakukan penarikan sampel
Kerangka sampel yang ideal adalah lengkap (mencakup seluruh populasi), akurat (sesuai kondisi sebenarnya), dan terkini (up to date)
Kerangka sampel yang tidak memenuhi syarat akan berdampak pada hasil survei yang bias (sering kali berupa underestimate populasi target)
Dalam survei, dimungkinkan menggunakan beberapa jenis kerangka sampel sesuai desain sampel yang diterapkan
Metode pengambilan sampel terdiri dari dua jenis, yaitu probability sampling dan non-probability sampling

4.1 Menyiapkan kerangka sampel dan pemilihan sampel

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penentuan ukuran (jumlah) sampel adalah: - Indikator dan variabel survei - Populasi target - Presisi dan tingkat keyakinan - Grup/domain analisis - Anggaran survei

4.2. Setup collection

Sub-proses ini memastikan bahwa orang, proses, dan teknologi siap untuk mengumpulkan data dan metadata, dalam semua mode yang telah dirancang.
Proses ini berlangsung selama periode waktu tertentu, karena mencakup strategi, perencanaan, dan kegiatan pelatihan dalam persiapan untuk contoh spesifik proses bisnis statistik.
Ketika proses diulang secara teratur, beberapa (atau semua) kegiatan ini mungkin tidak secara eksplisit diperlukan untuk setiap pengulangan.
Untuk proses yang hanya satu kali dan baru, aktivitas ini bisa jadi panjang. Sub-proses ini meliputi:
- menyiapkan strategi penagihan;
- melatih staf pengumpulan;
- memastikan sumber daya pengumpulan tersedia, misalnya laptop;
- menyepakati persyaratan dengan badan penagihan perantara, misalnya sub-kontraktor untuk wawancara melalui telepon dengan bantuan komputer
- mengonfigurasi sistem pengumpulan untuk meminta dan menerima data;
- memastikan keamanan data yang akan dikumpulkan;
- menyiapkan instrumen pengumpulan (misalnya mencetak kuesioner, mengisinya dengan data yang sudah ada, memasukkan kuesioner dan data ke dalam komputer pewawancara, dll.).
Untuk sumber non-survei, sub-proses ini akan mencakup memastikan bahwa proses, sistem, dan prosedur kerahasiaan yang diperlukan sudah tersedia, untuk menerima atau mengekstrak informasi yang diperlukan dari sumber.

4.2 Menyiapkan kegiatan pengumpulan data (pelatihan petugas)

Menyiapkan petugas pendataan
Melatih petugas pendataan
Menyiapkan sumberdaya dan instrumen pengumpulan data sesuai rancangan
Menyiapkan sumberdaya untuk melakukan penjaminan kualitas
Menyiapkan protokol manajemen

4.2 Pelatihan Petugas

Sangat strategis dalam kegiatan statistik untuk kualitas data
Teknik wawancara yang efektif
Memahami konsep dan definisi

4.3. Run collection

Sub-proses ini adalah tempat pengumpulan dilaksanakan, dengan berbagai instrumen yang digunakan untuk mengumpulkan atau menghimpun informasi, yang dapat mencakup mikrodata mentah atau agregat yang dihasilkan dari sumbernya, serta metadata yang terkait.
Hal ini mencakup kontak awal dengan penyedia dan tindak lanjut atau tindakan pengingat berikutnya.
Hal ini dapat mencakup entri data manual pada titik kontak, atau manajemen kerja lapangan, tergantung pada sumber dan mode pengumpulan.
Subproses ini mencatat kapan dan bagaimana penyedia layanan dihubungi, dan apakah mereka memberikan tanggapan.
Sub-proses ini juga mencakup manajemen penyedia yang terlibat dalam pengumpulan saat ini, memastikan bahwa hubungan antara organisasi statistik dan penyedia data tetap positif, dan mencatat serta menanggapi komentar, pertanyaan, dan keluhan.
Untuk sumber administratif dan sumber non-statistik lainnya, proses ini berlangsung singkat: penyedia data dihubungi untuk mengirimkan informasi, atau mengirimkannya sesuai jadwal.
Ketika koleksi tersebut memenuhi targetnya, maka koleksi tersebut ditutup dan laporan tentang koleksi tersebut dibuat.
Beberapa validasi dasar terhadap struktur dan integritas informasi yang diterima dapat dilakukan dalam sub-proses ini, misalnya memeriksa apakah berkas sudah dalam format yang benar dan berisi ruas-ruas yang diharapkan.
Semua validasi konten dilakukan dalam fase Proses (5).

4.3 Melaksanakan pengumpulan data

Sosialisasi mengenai kegiatan pengumpulan data yang akan dilaksanakan
Mengumpulkan data
Melakukan monitoring dan menyusun laporan progres pengumpulan data
Melakukan tindak lanjut terhadap kasus non-respon
Metode pengumpulan dapat dilakukan antara lain:
- Wawancara (interview),
- Self Assessment (diisi sendiri oleh responden),
- Pengamatan (observasion),
- Pengukuran (measurement)

4.4 Finalise collection

Sub-proses ini mencakup pemuatan data dan metadata yang dikumpulkan ke dalam lingkungan elektronik yang sesuai untuk diproses lebih lanjut.
Hal ini dapat mencakup pengambilan data secara manual atau otomatis, misalnya menggunakan staf administrasi atau alat pengenal karakter optik untuk mengekstrak informasi dari kuesioner kertas, atau mengonversi format file yang diterima dari organisasi lain.
Hal ini juga dapat mencakup analisis metadata proses (paradata) yang terkait dengan pengumpulan untuk memastikan bahwa kegiatan pengumpulan telah memenuhi persyaratan.
Dalam kasus di mana ada instrumen pengumpulan fisik, seperti kuesioner kertas, yang tidak diperlukan untuk pemrosesan lebih lanjut, sub-proses ini mengelola pengarsipan materi tersebut.

4.4 Finalisasi kegiatan pengumpulan data

Melakukan entri/perekaman data
Menganalisis metadata dan paradata yang terkait pengumpulan data
Mendapatkan persetujuan untuk meneruskan data mentah ke tahap pengolahan
Mengarsipkan instrumen pengumpulan data